يؤدي التحول الرقمي
وعصر الرقمنة إلى زيادة أهمية واعتماد تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) وعلوم المعلومات في
مجال الأعمال التجارية. وبناءً على ذلك، تعتمد المنظمات بشكل متزايد على تكنولوجيا
المعلومات والاتصالات والقدرات التحليلية للبيانات الضخمة لضمان التكيف السريع مع
التغييرات والحفاظ على قدرتها التنافسية. وبالتالي، يعتبر اتخاذ القرارات بناءً
على ذكاء الأعمال واستخدام التحليلات أمرًا أساسيًا للابتكار والرشاقة في المؤسسات
بمختلف أنواعها. يوفر ذكاء الأعمال قدرات تكنولوجية لدعم عمليات اتخاذ القرار
بمعلومات موثوقة ورؤى تحليلية، وبذلك يمكّن المؤسسات من أن تصبح أكثر ذكاءً وتعمل
بشكل أكثر براعة وتتخذ قرارات أفضل استنادًا إلى المعلومات المتاحة.
تتمحور فكرة ذكاء الأعمال Business Intelligence (BI) حول سلسلة قيمة المعلومات،
وهي العملية المستخدمة لاستخلاص القيمة من المعلومات. ويمكن لذكاء الأعمال مساعدة
المديرين في المؤسسات من جميع الأحجام، بما في ذلك المكتبات، على اتخاذ قرارات صائبة
في مجالات متنوعة مثل التسويق، والبحث، والتطوير والاستثمار، واستراتيجيات الأعمال
طويلة المدى. يستفيد ذكاء الأعمال من قيمة البيانات ويركز على استخلاص المعلومات
وفهم كيفية استخدامها بشكل فعال.
في سياق
المكتبات، تلعب البيانات دورًا رئيسيًا في مساعدة المكتبات على فهم احتياجات
مستفيدها المتغيرة وإعادة هيكلة خدماتها وإجراءاتها. علاوة على ذلك، يمكن لاختصاصي
المكتبات أن يأخذوا في الاعتبار التفاعل بين المستفيدين والمعلومات المخزنة لتحسين
جودة الخدمة. ولتحقيق ذلك، تحتاج البيانات إلى تحويلها إلى معلومات ومعرفة، بينما
تحتاج المكتبات إلى فهم كيفية تحويل البيانات وتحليلها وتقديمها لإنشاء المعرفة
وإعادة تعريف خدمات المكتبة، وكذلك لاتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي الجيد مثل
تحديد الموارد التي يجب اقتناؤها وتطوير البرامج والخدمات الجديدة بناءً على
احتياجات المستخدمين. وبهذا تعتمد الإدارة الفعالة في المكتبة على الأدلة، فأحد
العوامل الرئيسة التي يمكن أن تعزز بشكل فعال الدافع للابتكار والإبداع في
المكتبات هو استخدام ذكاء الأعمال في بيئة المكتبات اليوم.
وفي سياق
التغيرات الكبيرة التي تشهدها المكتبات منذ الثورة المعلوماتية والتكنولوجية وهي
تعمل جاهدة نحو اتخاذ قرارات صائبة بناءً على بياناتها حول تفاعلات المستفيد
والبيانات الأخرى التي يتم توفيرها من خلال نظام إدارة المكتبات. وبالتالي، من
المهم دراسة مفهوم ذكاء الأعمال وكيف يساعد المكتبات في اتخاذ قرارات استراتيجية
تلبي احتياجات المستفيدين وتحقق أهداف المكتبة.
ما هو ذكاء
الأعمال؟
ذكاء الأعمال (BI) هو مصطلح
شامل يتضمن التطبيقات والبنية التحتية والأدوات وأفضل الممارسات التي تتيح الوصول
إلى المعلومات وتحليلها لتحسين القرارات والأداء، حيث يوفر ذكاء الأعمال وتحليلات البيانات للمكتبات معلومات مفيدة ورؤية
أفضل لكل من البيانات المنظمة وغير المنظمة، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات فعالة
تعزز من تجارب المستفيد وتحسين خدمات المكتبات، واتخاذ قرارات قائمة على الأدلة
والاستجابات الاستراتيجية للاتجاهات العالمية المتغيرة.
وفقا للتعريف السابق، يتكون
ذكاء الأعمال من أدوات وأساليب تحليلية يمكن تطبيقها على أي سياق تنظيمي لجمع
وتحليل معلوماته لتقديم الدعم لعمليات صنع القرار. يمكن لأي سياق تنظيمي، بما في
ذلك المكتبات، الاستفادة من أدوات ووظائف ذكاء الأعمال لتحقيق ميزة تنافسية بين
أقرانها.
قوة ذكاء الأعمال في تعزيز
فعالية قرارات المكتبات
يعد اتخاذ
قرارات فعالة أمراً بالغ الأهمية
لنجاح أي مؤسسة. وفي سياق المكتبات لم تعد المكتبات مجرد مستهلكة للبيانات، بل
أصبحت أيضًا مورد ومنتج لها. على سبيل المثال، تحتفظ المكتبات ببيانات عن أنشطة
المستفيدين، مثل معاملات قسم الاستعارة التي ينتجها نظام إدارة المكتبات والمصادر
الأكثر اطلاعا ؛ وسلوك المستخدم النهائي على موقع المكتبة ومواقع التواصل
الاجتماعي وبناء على ذلك، يمكن للمكتبات الاستفادة من بياناتها للتخطيط واتخاذ
قرارات فعالة تساعد في تعديل أدوار
ومهارات تقديم الخدمات وكيفية البقاء في المقدمة في عصر البيانات والحصول على فهم
جيد لها والمهارات ذات الصلة ؛ كل ذلك قد يساهم في تعزيز عملية صنع القرار الإداري
الاستراتيجي إذا تم التعامل معه بشكل مناسب باستخدام أدوات ذكاء الأعمال. وفي هذا
الموضوع، سوف نستكشف أهمية البيانات في قرارات المكتبة وكيف
يمكن أن تساعد المكتبات على دفع
النمو والتطور.
1. تحديد الاتجاهات والأنماط
إحدى أهم
فوائد استخدام البيانات في
اتخاذ القرارات هي أنها يمكن أن تساعد في تحديد الاتجاهات والأنماط من خلال تحليل البيانات، يمكن للمكتبات الحصول
على رؤى حول سلوك المستفيدين وتفضيلاتهم.
يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات فعالة بشأن
تطوير الخدمات وأساليب تقديمها. على سبيل المثال يمكن توفير توصيات شخصية للقراءة
والمواد المماثلة، وتحسين نظام البحث والتصفح، وتوفير خدمات أفضل تلبي احتياجات
القراء.
2. قياس
الأداء
من المزايا
الأساسية الأخرى للبيانات في عملية صنع القرار في مجال المكتبات أنها يمكن أن
تساعد في قياس الأداء. من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية
(KPIs)، مثل قياس رضا المستفيدين، تحليل الاستخدام والإحصاءات
وجمع البيانات المتعلقة بعدد الكتب المستعارة وعدد الزيارات للمكتبة والأقسام
الأكثر زيارة والأوقات الأكثر ازدحامًا، ومن ثم يمكن تحليل هذه البيانات لفهم
الاتجاهات وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسة مثل، معدل الاستعارة، ومعدل الاستخدام،
وفترات الذروة، وأوقات الفراغ، كما يمكن استخدام ذكاء الأعمال لجمع معلومات حول
رضا المستخدمين عن خدمات المكتبة وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها.
3. تقليل
المخاطر
يمكن أن تساعد
البيانات أيضاً المكتبات على تقليل المخاطر من خلال توفير رؤى حول المشكلات المحتملة قبل حدوثها. وتحديد المخاطر
المحتملة واتخاذ الخطوات اللازمة للتخفيف منها. على سبيل المثال رصد البيانات المتعلقة بتلف الكتب أو سرقتها
وتحليلها لتحديد الأنماط والعوامل المؤثرة مما يساعد في تحديد العوامل التي يمكن
أن تؤدي إلى تلف الكتب أو الثغرات الأمنية في سرقتها واتخاذ إجراءات لتعزيز الأمان والوقاية من
الحوادث المحتملة.
خلاصة القول يمكن استخدام ذكاء الأعمال لاتخاذ
القرارات المناسبة في المكتبات بما في ذلك شراء الكتب، والاشتراكات في قواعد
البيانات وجدواها، وتحديد طبيعة عمل الأقسام، وتحديد احتياجات موظفي المكتبة،
والمساعدة في تطوير وتحديث المقتنيات والتميز في تقديم الخدمات وتقليل الأعمال
الورقية. يمكن أيضًا تسهيل سيطرة إدارة المكتبة من خلال أدوات ذكاء الأعمال من
خلال تتبع ساعات عمل الموظفين والعمل الإضافي لتقدير إيراداتهم كما يمكن مراقبة
أداء الموظفين والكشف عن أنماط العمل. ولذلك يتبين أن ذكاء الأعمال يمكن استخدامه
في المكتبات لأسباب عديدة أهمها تسريع اتخاذ القرار وتسهيل العمليات وغيرها من
الأهداف التي يمكن الإشارة في النقاط
التالية:
-
السرعة في اتخاذ
القرار وتسهيل عمليات المكتبة وعملياتها.
-
توفير قاعدة بيانات
ضخمة من البيانات والمعلومات التي توفر معلومات دقيقة لمتخذي القرار.
-
يساعد على اتخاذ
القرارات المناسبة في عدة مجالات.
-
تحسين مختلف الجوانب
التنظيمية والبشرية والتكنولوجية.
-
مراقبة الموظفين من
خلال نظام البصمة الإلكترونية ونظام تقييم أداء الموظفين.
-
معرفة الخدمات
الأكثر طلبًا ومحاولة تقديمها وتحسينها بأفضل الطرق.
-
تحسين الخدمات
المكتبية وزيادة استخدام مصادر المعلومات.
-
ضمان التوافق بين
أقسام المكتبة المختلفة.
ما هي أدوات ذكاء الأعمال؟
أدوات ذكاء الأعمال (BI)
هي برامج وتطبيقات مصممة للمساعدة في تحديد موقع البيانات واسترجاعها وتحليلها
وتوثيقها. وببساطة أكثر، تم تصميم أدوات ذكاء الأعمال لجعل تدفق البيانات قابلاً
للإدارة، مما يتيح للمؤسسات الكبيرة والصغيرة القدرة على تحويل البيانات غير
المنظمة إلى شيء قابل للتنفيذ.
ومع ذلك، هناك العديد من أنواع
الأدوات المختلفة المتاحة، ولن يكون كل حل مناسبًا تمامًا لكل مكتبة.
نماذج من أدوات ذكاء الأعمال
1.برنامج
الإكسل Excel
هو أحد
أدوات ذكاء الأعمال الأكثر استخدامًا على نطاق واسع لتحليل وتصور البيانات.
وبالنسبة للمكتبات التي تدير كميات كبيرة من بيانات الاستخدام والإحصاءات، فقد
يساعدها في تحليل وتصور البيانات بشكل متقدم مما يساعد المكتبات في إدارة الموارد
واتخاذ القرارات الاستراتيجية. أحد مزايا إكسل العديدة هو توافره وسهولة استخدامه،
كما يتميز بميزات مثل Power Pivot وPower
Query وPower View،
حيث توفر طريقة مخصصة لعرض وجهات نظر ورؤى جديدة من البيانات، كما يتيح إمكانية
إنشاء رسوم بيانية وتصورات بصرية للبيانات، فضلا عن إنشاء تقارير مرئية ومخصصة
بناء على البيانات المتاحة بالمكتبة.
2.
مايكروسوفت
باور بي Power BI
هي أداة ذكاء أعمال من شركة
مايكروسوفت تستخدم على نطاق واسع لتحليل البيانات وتصورها والعثور على رؤى من
خلالها. تساعد على إنشاء لوحات معلومات تفاعلية وتقارير BI
باستخدام مصادر بيانات مختلفة تساعد في قراءة المعلومات والحصول على فكرة واضحة
عما يجب القيام به.
يتميز بواجهة عمل سهلة يمكن لغير
المختص التعامل معها وعرضها على شكل تقارير تفاعلية أو لوحات تحكم (dashboards)
لمشاركتها ضمن أفراد المكتبة أو للعموم عبر إدراجها في المواقع الإلكترونية، أو
التطبيقات الخارجية ودون الحاجة للاعتماد على متخصصين.
مصادر البيانات التي يدعمها برنامج Power BI عديدة و نذكر أشهرها استخداماً
في المؤسسات غير الربحية مثل:
- ملفات جداول إكسل Excel.
- ملفات جداول أكسس Access.
- ملفات جداول جوجل Google sheet.
- منصة Sharepoint.
- قواعد بيانات SQL.
الشكل التالي يوضح مصادر استيراد بيانات أخرى
إضافية يدعمها برنامج Power BI منها:
3. أداة Tableau
هي
منصة للتحليلات المرئية تمكن من تحقيق أقصى استفادة من البيانات، إذ تسهل من
استكشاف البيانات وإدارتها وفهمها واستخدامها لحل كافة المشكلات داخل المؤسسة.
تمكن Tableau من تحليل البيانات من مصادر متعددة، مثل قواعد البيانات وملفات الإكسل
... إلخ. وتعمل على تجميع البيانات وتنظيمها وتصورها بطرق مختلفة، مثل الرسوم
البيانية والمخططات والمؤشرات الرئيسية والتقارير التفصيلية. كما يمكن استكشاف
البيانات وتحليلها بشكل تفاعلي، حيث يمكن تحريك البيانات وتصفية النتائج وإنشاء
عروض تقديمية وتقارير مصممة بشكل احترافي. كما
تتكامل مع العديد من أدوات وتقنيات الذكاء الاصطناعي الأخرى. يمكن استخدام Tableau مع
النماذج التنبؤية وتعلم الآلة والتحليل الإحصائي لاستكشاف الأنماط والاتجاهات في
البيانات بشكل أكثر تعمقًا.
وفي ختام هذا الموضوع،
يسرنا أن نعلن عن دورة خاصة ستُعقد ضمن برنامج التطوير المستدام في أكاديمية
الفهرس العربي. ستتناول الدورة موضوع إدارة وتحليل البيانات في المكتبات والمؤسسات
الثقافية والتأثير المحتمل على أصحاب المصلحة. ستقام الدورة على مدار ثلاثة أيام
من 9 إلى 11 ديسمبر، وستكون متاحة حصريًا عبر منصة الأكاديمية.
لمزيد من المعلومات
وللتسجيل في الدورة، يُرجى زيارة الرابط التالي:
https://academy.aruc.org/course/view.php?id=160
المصادر
§ السهو، إسراء. قوة ذكاء الأعمال في تمثيل
البيانات برنامج Power BI.
متاح على
https://www.mozn.ws/%D9%82%D9%88%D8%A9-%D8%B0%D9%83%D8%A7%D8%A1-%D8%A7%D9%84%D8%A3%D8%B9%D9%85%D8%A7%D9%84-%D9%81%D9%8A-%D8%AA%D9%85%D8%AB%D9%8A%D9%84-%D8%A7%D9%84%D8%A8%D9%8A%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D8%B1%D9%86/ . تاريخ الاطلاع 8 / 4 / 2024
§ Hamad, F., Al-Aamr, R., Jabbar, S. A.,
& Fakhuri, H. (2021). Business intelligence in academic libraries in
Jordan: Opportunities and challenges. IFLA Journal, 47(1), 37-50. https://doi.org/10.1177/0340035220931882
§ Tešendić, Danijela & Boberić Krstićev,
Danijela. (2019). Business Intelligence in the Service of Libraries.
Information Technology and Libraries. 38. 98-113. 10.6017/ital.v38i4.10599.
§ Cheng
Cheng, Tracy J. Gilmore, Colleen Lougen, and Connie Stovall, "Statistical
Analysis, Data Visualization, and Business Intelligence Tools for Electronic
Resources in Academic Libraries" (2017). Proceedings of the Charleston
Library Conference. http://dx.doi.org/10.5703/1288284316679
§ Understanding the Importance of Business
Intelligence Tools. Available at :
https://www.salesforce.com/ap/hub/analytics/importance-of-bi-tools/ . accessed 17 / 4 / 2024
§ Top 6 Tools for Business Analytics in 2023 . Available at :
https://www.linkedin.com/pulse/top-6-tools-business-analytics-learnsql-com.
accessed
17 / 4 / 2024
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق